ARTI LINGKUNGAN KANTOR

Lingkungan kantor

ARTI LINGKUNGAN KANTOR

Pengertian Lingkungan Kantor
Organisasi adalah satu jnis wadah perlengkapan di masyarakat yang dibikin oleh orang-orang dengan tujuan dapat memperoleh efesiensi kerja tertentu yang sebesar-besarnya.
Lingkungan Kantor adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya dan menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi.
Berarti segala macam urursan di dalam organisasi harus melewati kegiatan kantor dan keluar masuknya informasi menyangkut organisasi juga harus melalui kantor.
Organisasi itu sendiri dibentuk oleh orang-orang dengan tujuan tertentu yang dapat dipetik hasilnya secara bersama-sama, berarti cukup ditangani secara sendiri perorangan, maka orang-orang tidak akan membuat wadah yang disebut organisasi.
Lingkungan Kantor di golongkan menjadi 2, yaitu :
a. Lingkungan Fisik
1) Pengertian lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah keseluruhan atau setiap aspek dari gejala fisik dan sosial-kultural yang mengelilingi atau mempengaruhi individu. (Komarudin, 2002 : 142).
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya dalam menjalankan tugas-tugas yang dibebankan, misalnya penerangan, suhu udara, ruang gerak, keamanan, kebersihan, musik dan lain-lain (Alex. S. Nitisemito, 2002 : 183).
Berdasarkan definisi tersebut dapat dinyatakan lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar karyawan bekerja yang mempengaruhi karyawan dalam melaksanakan beban tugasnya. Masalah lingkungan kerja dalam suatu organisasi sangatlah penting, dalam hal ini diperlukan adanya pengaturan maupun penataan faktor-faktor lingkungan kerja fisik dalam penyelenggaraan aktivitas organisasi.
2) Faktor-faktor lingkungan kerja fisik
Lingkungan kerja fisik adalah segala sesuatu yang ada di sekitar para pekerja yang dapat mempengaruhi dirinya didalam melaksanakan tugas-tugasnya.


b. Faktor-faktor lingkungan kerja fisik adalah sebagai berikut :
a) Pewarnaan
b) Penerangan
c) Udara
d) Suara bising
e) Ruang gerak
f) Keamanan
g) Kebersihan


c. Berdasarkan faktor-faktor di atas dapat dijabarkan sebagai berikut :
1) Pewarnaan
Masalah warna dapat berpengaruh terhadap karyawan didalam melaksanakan pekerjaan, akan tetapi banyak perusahaan yang kurang memperhatikan masalah warna. Dengan demikian pengaturan hendaknya memberi manfaat, dalam arti dapat meningkatkan semangat kerja karyawan. Pewarnaan pada dinding ruang kerja hendaknya mempergunakan warna yang lembut.
Warna yang baik dipakai pada ruangan yang sempit adalah warna putuh, karena dengan putih ruangan tersebut akan nampak lebih luas, bersih yang dapat membantu pekerjaan yang memerlukan ketelitian. Di sini bukan warna saja yang perlu diperhatikan, karena kombinasi warna yang salah dapat menimbulkan rasa yang kurang menyenangkan bagi orang yang memandangnya. Rasa yang tidak menyenangkan akan menyebabkan turunnya semangat kerja karyawan, masalah warna bukan hanya pada dinding saja, namun juga warna mesin, peralatan dan bahkan warna seragam yang dikenakan oleh karyawan.
Sistem penerangan yang mempergunakan dinding atau sebagai pembaur sinar, kembali dapat mempengaruhi warna yang dipergunakan dalam ruangan kerja karyawan, sehingga dapat menimbulkan penerangan yang baik di dalam ruangan kerja tersebut.
2) Penerangan
Penerangan dalam ruang kerja karyawan memegang peranan yang sangat penting dalam meningkatkan semangat karyawan sehingga mereka akan dapat menunjukkan hasil kerja yang baik, yang berarti bahwa penerangan tempat kerja yang cukup sangat membantu berhasilnya kegiatan-kegiatan operasional perusahaan.
Atas dasar hal tersebut di atas maka, pemeliharaan sistem penerangan ini sangat diperlukan di dalam suatu perusahaan, walaupun demikian sistem penerangan ini hanya menunjang saja bukan satu-satunya faktor yang menentukan berhasilnya proses produksi. Disamping faktor penerangan, faktor-faktor lain juga harus diperhatikan.
3) Udara
Di dalam ruangan kerja karyawan dibutuhkan udara yang cukup, dimana dengan adanya pertukaran udara yang cukup, akan menyebabkan kesegaran fisik dari karyawan tersebut. Suhu udara yang terlalu panas akan menyebabkan menurunnya semangat kerja karyawan di dalam melaksanakan pekerjaan.
Adapun suhu udara atau temperatur ruang kerja karyawan yang didapat dipertahankan baik pada musim panas maupun di musim dingin adalah bahwa suhu udara harus dipertahankan di bawah 21oC untuk menekan kelembaban.
4) Suara bising
Bunyi bising sangat diperhatikan, karena dapat membantu kesenangan kerja, merusak pendengaran dan dapat menimbulkan komunikasi yang salah. Oleh karena itu setiap perusahaan selalu berusaha untuk menghilangkan suara bising tersebut atau paling tidak menekannya untuk memperkecil suara bising tersebut. Dengan terganggunya seseorang atau karyawan didalam melaksanakan pekerjaan mengakibatkan pekerjaan tersebut salah sehingga jumlah dan mutu barang yang dihasilkan menurun.
Kemampuan perusahaan di dalam menyediakan dana untuk keperluan pengendalian suara bising tersebut, juga merupakan salah satu faktor yang menentukan pilihan cara pengendalian suara bising dalam suatu perusahaan.
Suara bising dapat dihindari dengan suatu tindakan seperti:
a) Mengurangi intensitas dari bunyi itu pada sumbernya dengan mengadakan perubahan atau modifikasi mesin secara mekanis.
b) Mencegah terpencar atau meluasnya suara bising tersebut dengan mengisolasikan atau menutup rapat-rapat suara bising tersebut.
c) Menghindari adanya alunan suara yang memantulkan dengan jalan menyerap suara itu dengan bahan-bahan penyerap suara itu seperti rock wall atau fiber glass.
5) Ruang gerak
Dalam suatu perusahaan hendaknya karyawan yang bekerja mendapat tempat yang cukup untuk melaksanakan pekerjaan atau tugas. Seseorang tidak mungkin dapat bekerja dengan tenang jika tempat yang tersedia tidak dapat memberikan kenyamanan.
Padatnya tempat sama ruang gerak yang sempit dapat mengurangi semangat kerja karyawan dalam melakukan aktivitasnya. Dengan demikian ruang gerak di dalam melaksanakan pekerjaan perlu diperhatikan, sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik, dan begitu juga sebaliknya jika ruang gerak terlalu lebar akan mengakibatkan pemborosan biaya.
Oleh karena itu ruang gerak untuk tempat karyawan.
6. Keamanan Kantor
Beberapa tips di bawah ini mungkin bisa dicoba, yaitu:
1. Memakai sistem keamanan yang bagus. Hal penting yang harus dimiliki oleh sebuah kantor adalah sistem keamanannya yang bagus. Ya, kantor harus memiliki sistem keamanan yang bagus dan memadai sehingga terhindar dari niat jahat. Oleh sebab itu sebelum kantor kita tinggalkan untuk mudik, maka yang harus kita lakukan adalah benar-benar memastikan bahwa kantor kita memiliki sistem keamanan yang bagus. Bila belum memiliki, sebaiknya kita segera memfasilitasinya, karena hal tersebut untuk tujuan jangka panjang. Beberapa sistem keamanan yang bisa kita pakai yaitu: CCTV dan sirine tanda bahaya. Beberapa kantor di luar negeri bahkan menggunakan sistem identifikasi dengan menggunakan kornea mata, sehingga hanya orang-orang yang dikenal sajalah yang bisa masuk. Namun sistem ini tidak mungkin digunakan di Indonesia karena biayanya masih sangat mahal.
2. Memperkerjakan security guard. Di kantor biasanya terdapat security. Dan pada saat hari besar seperti lebaran dimana sebagian karyawannya mudik, maka seharusnya ada beberapa security yang memiliki fisik yang kuat yang dipekerjakan selama lebaran. Tentunya kantor juga harus memberikan kompensasi yang besar untuk pengorbanan mereka yang rela mengorbankan waktunya dengan keluarga untuk menjaga kantor. Tak jarang pula tindak kejahatan di kantor dilakukan oleh orang dalam atau orang luar yang bekerja sama dengan orang dalam. Oleh sebab itu, dalam menugasi security seharusnya juga teliti dan benar-benar jeli. Jangan sampai memilih security yang tidak dapat dipercaya.
3. Menyimpan semua peralatan di dalam brankas. Sepertinya setiap kantor memiliki brankas untuk tempat menyimpan benda-benda penting dan berharga. Oleh sebab itu, kita harus memastikan apakah sebelum kita pergi semua benda-benda berharga sudah disimpan dengan baik dan benar di dalam brankas.
4. Meminta bantuan polisi. Bukannya tindakan yang berlebihan bila kita meminta bantuan polisi, namanya juga tindakan preventif. Apalagi bila kantor kita berskala besar, tentu hal seperti ini sudah menjadi sesuatu yang lumrah dan wajar. Tugas polisi yang kita perbantukan adalah mengecek kantor kita selama kita pergi.
5. Tak semua karyawan libur. Kita juga bisa memberlakukan piket karyawan selama lebaran. Sehingga yang diberi tugas untuk “menjaga” kantor tak hanya security namun juga karyawan yang sedang bertugas. Para perampok biasanya akan merasa memiliki peluang yang tinggi bila mobilitas di suatu perusahaan biasa-biasa saja atau tidak terlalu tinggi. Sebaliknya, bila dalam kantor atau perusahaan tersebut memiliki kegiatan yang padat meski tak sepadat hari kerja seperti biasanya, perampok akan berpikir dua kali untuk melakukan tindak kejahatan.
6. Segera masuk kantor untuk mengecek. Bila urusan keluarga yaitu mudik lebaran kita sudah selesai, sebaiknya kita segera masuk kantor untuk mengecek semuanya. Biasanya bila pemilik tidak ada, beberapa karyawan atau security yang dipekerjakan akan merasa aman dan “bebas” melakukan apa saja, bahkan mungkin yang dilarang. Bukannya kita mencurigai mereka, namun hal ini adalah masalah antisipasi semata. Bukankah kita tak boleh terlalu percaya dengan orang lain. Oleh sebab itu, sebagai pemilik perusahaan, bila kita sudah selesai mudik sebaiknya kita segera masuk ke kantor. Sekalipun aktivitas ekonomi tidak seperti biasanya dan masih belum dalam suasana formal, namun setidaknya mereka (para karyawan yang piket) akan merasa bahwa pemilik perusahaan care dan niat untuk menyelewengkan tugas akan terhempas dengan sendirinya.
7. Kebersihan Kantor
Kebersihan pangkal kesehatan. Kata-kata ini sudah tidak asing lagi bagi kita. Bahkan dalam sebuah hadist dikatakan Annazafatu minal iman yang artinya kebersihan itu sebagian dari iman. Dalam ayat lain dalam Al-Quran juga dinyatakan bahwa Allah itu Maha Indah dan sangat menyukai keindahan. Dengan demikian jelaslah bagi kita semua bahwa tidak saja hanya Presiden atau Pemerintah, Allah pun menyuruh kita untuk menjaga kebersihan baik kebersihan diri pribadi maupun kebersihan lingkungan.
Tujuan kebersihan kantor adalah untuk ;
1.Menciptakan lingkungan kantor yang bersih, rapi, indah dan bersahaja.
2.Menanamkan kesadaran pada diri karyawan bahwa sampah harus dibuang pada tempat sampah.
3.Menumbuhkan rasa tanggung jawab dalam diri bahwa kebersihan kantor adalah tanggung jawab bersama.
4.Meningkatkan kebersihan diri pribadi karyawan mulai dari kebersihan badan, pakaian dan alat-alat kantor. 5.Ikut berpartisipasi dalam menjaga lingkungan tempat mereka tinggal.



Gb. Suasana kantor yang bersih

Posted in: